엑셀에서 지저분한 데이터를 정리하는 방법: 단계별 가이드

끝도 없이 늘어선 행과 열로 이루어진 정리되지 않은 엑셀 파일을 받아본 적이 있다면 그 고통을 잘 알 것입니다. 지저분한 데이터는 오류를 유발하고 시간을 낭비하며 분석을 거의 불가능하게 만듭니다. 그러나 엑셀에는 이러한 정보를 깔끔하고 의미 있는 것으로 변환할 수 있는 강력한 도구들이 있습니다. 오늘은 엑셀에서 데이터를 정리하는 데 도움이 되는 필수 팁들을 여러 예제와 함께 알아보겠습니다.

데이터정리

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1. 중복 항목 제거하기

중복된 데이터는 분석에 골칫거리가 될 수 있습니다. 데이터를 정리하려면 이러한 중복 항목을 제거하는 것이 중요합니다.

예시: 중복 고객 기록 제거하기

1. 데이터가 포함된 셀 범위를 선택합니다(예: A1:B10).
2. 데이터 탭으로 이동하여 중복 제거를 클릭합니다.
3. 제거할 기준이 될 열을 선택합니다(예: "고객 ID").

팁: 중복 항목을 제거하기 전에 데이터의 백업을 만들어 두는 것이 좋습니다. 필요할 경우 복원할 수 있기 때문입니다.

| 고객 ID | 이름     |
|---------|----------|
| 001     | John Doe |
| 002     | Jane Doe |
| 001     | John Doe |

중복 항목을 제거한 후:

| 고객 ID | 이름     |
|---------|----------|
| 001     | John Doe |
| 002     | Jane Doe |

엑셀데이터정리

2. 불일치 데이터 찾아 바꾸기

 

서식이나 철자가 일관되지 않은 데이터는 문제를 일으킬 수 있습니다. 찾기 및 바꾸기 기능을 사용하여 일관성을 유지하세요.

예시: 도시 이름 수정하기

1. Ctrl + H를 눌러 찾기 및 바꾸기 창을 엽니다.
2. 찾을 내용에 "Nw York"(잘못된 철자)을 입력합니다.
3. 바꿀 내용에 "New York"을 입력합니다.
4. 모두 바꾸기를 클릭합니다.

팁: 이 도구는 불필요한 공백 제거나 일반적인 오타 수정에 유용합니다.

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3. 텍스트 나누기로 데이터 분할하기

때때로 모든 데이터가 쉼표나 공백으로 구분된 하나의 셀에 모여 있을 때가 있습니다. 이럴 때 텍스트 나누기 기능이 유용합니다.

예시: 전체 이름을 이름과 성으로 나누기

1. 전체 이름이 포함된 열을 선택합니다(예: A1:A10).
2. 데이터 탭으로 이동하여 텍스트 나누기를 선택합니다.
3. 구분 기호로 나누기를 선택하고 다음을 클릭합니다.
4. 구분 기호(예: 공백)를 선택하고 마침을 클릭합니다.

변경 전:

| 전체 이름   |
|-------------|
| John Smith  |
| Jane Doe    |

변경 후:

| 이름   | 성     |
|--------|--------|
| John   | Smith  |
| Jane   | Doe    |

4. 불필요한 공백 제거하기

 

불필요한 공백은 데이터 정렬과 필터링을 어렵게 만듭니다. TRIM 함수를 사용하여 이러한 공백을 제거하세요.

예시: 이름에서 불필요한 공백 제거하기

1. 새로운 열에 =TRIM(A1) 공식을 사용하여 불필요한 공백을 제거합니다.
2. 나머지 셀에도 이 공식을 적용합니다.

변경 전:

| 이름       |
|------------|
|   John Doe |
| Jane   Doe |

변경 후:

| 이름      |
|-----------|
| John Doe  |
| Jane Doe  |

5. 텍스트 대소문자 변환하기

데이터에 대소문자가 일관되지 않은 경우 PROPER 함수를 사용하여 정리할 수 있습니다.

예시: 제품 이름을 올바른 대소문자로 변환하기

1. 새로운 열에 =PROPER(A1) 공식을 사용하여 각 단어의 첫 글자를 대문자로 만듭니다.
2. 나머지 셀에도 이 공식을 적용합니다.

변경 전:

| 제품 이름     |
|---------------|
| apple laptop  |
| SAMSUNG PHONE |

변경 후:

| 제품 이름     |
|---------------|
| Apple Laptop  |
| Samsung Phone |

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6. 필터를 사용하여 문제 빠르게 찾기

필터링을 사용하면 이상치나 잘못된 항목을 빠르게 찾을 수 있습니다.

예시: 빈 셀 찾기

1. 데이터 범위를 선택합니다.
2. 데이터 탭으로 이동하여 필터를 클릭합니다.
3. 열 머리글의 필터 화살표를 클릭하고 빈 셀을 선택하여 빈 셀을 쉽게 찾습니다.

팁: 빈 셀을 필터링한 후 적절한 값으로 채우거나 제거할 수 있습니다.

7. 조건부 서식을 사용해 오류 강조하기

조건부 서식을 사용하여 오류나 비정상적인 데이터를 강조하면 문제를 쉽게 발견할 수 있습니다.

예시: 목표 값 미만의 판매량 강조하기

1. 판매 데이터 범위를 선택합니다.
2. 홈 탭에서 조건부 서식 > 셀 강조 규칙 > 미만을 클릭합니다.
3. 목표 값(예: 100)을 입력하고 서식 스타일을 선택합니다.

변경 전:

| 판매량 |
|--------|
| 150    |
| 90     |
| 200    |
| 75     |

조건부 서식을 적용한 후, 100 미만의 값이 있는 셀은 강조되어 쉽게 식별할 수 있습니다.

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결론

엑셀에서 지저분한 데이터를 정리하는 작업은 반드시 어려울 필요가 없습니다. 적절한 도구와 기술을 사용하면 혼란스러운 데이터를 깔끔하게 정리하여 분석에 적합한 형태로 만들 수 있습니다. 이번 포스팅에서는 중복 제거, 찾기 및 바꾸기, 텍스트 나누기, 공백 제거, 대소문자 변환, 필터 사용, 조건부 서식 등 데이터를 정리하는 다양한 방법을 알아보았습니다. 이러한 방법들을 사용하여 데이터를 더 효율적으로 관리해 보세요.